בנוף העסקי המתפתח ללא הרף, ארגונים נדרשים לפיתוח ושיפור מתמיד כדי לשמור רלוונטיות בעולם תחרותי, קצבי ומאתגר. אבחון ארגוני הוא תהליך שיטתי שיש בו שילוב של מחקר איכותני וכמותי גם יחד. בעזרתו אנו מייצרים עבור ארגונים, מחלקות או צוותים מעין צילום תמונת מצב קיימת בעזרת העמקה במבנה הארגוני, בתהליכים המתרחשים בארגון ואף בתרבות הארגונית המנחה אותו. לעיתים קרובות עצם ההכרזה הארגונית על יציאה לתהליך כבר מתחילה לייצר אדוות של שינוי והתחדשות.
בבסיסו, אבחון ארגוני דומה לבדיקת סקר רפואית. היועץ הארגוני במובנים רבים משמש כ"רופא" של הארגון. האבחון הארגוני מסייע לארגונים להבין טוב יותר היכן הם נמצאים, לפני שהם מסמנים את היעדים אליהם הם רוצים להגיע. במהלכו נחשפות חוזקות וחולשות, אזורי עיוורון ומוקדי "כאב" הדורשים טיפול.
ראשיתו של התהליך הוא בזיהוי פנים ארגוני של הצורך באבחון. בעקבות שינוי, התארגנות לתהליכי גדילה ובדיקת היסודות הארגוניים. בעת משבר או לטובת טיפול ב"כאב ארגוני".
השלב הראשון בתהליך הייעוצי עשוי להיות מפתיע ומכונן כאחד. הוא מתחיל בהגדרה של הסוגייה הניהולית המעסיקה את המנהל בארגון. בחירת הסוגייה היא מעין מצפן וסמן ראשוני לדרך שלפנינו.
לעיתים הסוגייה המוצגת היא רק סימפטום לבעיה עמוקה ושורשית שלא העזנו לגעת בה קודם לכן, והיא יוצאת לאור בצורת סימפטומים – המהווים נורות אזהרה.
לרוב, בעיית השורש אינה מורכבת מסימפטום בודד, אלא ממספר סימפטומים המרכיבים יחד "בעיה". זיהוי של מצרף הסימפטומים מסייע בידי היועץ הארגוני לאתר את הבעיה, בדיוק כמו שסימפטומים יכולים להעיד על קיומה של מחלה.
בכדי לזהות בעיית שורש, עלינו להפנות קודם את המשאבים והשאלות פנימה לתוך הארגון, לאנשיו. למקד את השליטה פנימה, לשאול שאלות אמיצות ומתבוננות.
אם נפנה את האנרגיות החוצה ונשקיע למשל בקמפיין לגיוס עובדים כמענה לסימפטום המציף העדר כח אדם מבלי לבחון את הסיבות לעומקן, יש סיכוי שנעמיק את הבעיה.
לטווח הקצר זה יראה כפתרון אולטימטיבי. קמפיין טוב אכן יביא כח אדם חדש. אך התוצאה לא תחזיק מעמד אם הבעיה היא שחיקה גבוהה, או העדר אמון בארגון.
השקעה בקמפיין גיוס חיצוני חיובי ונוצץ ככל שיהיה בשעה שהפרזנטורים האמיתיים של הארגון מובילים במודע או שלא במודע קמפיין הפוך, עשויה להעמיק את הבעיה לטווח הארוך.
זאת הסיבה שזיהוי סימפטומים הם הזדמנות וקריאת כיוון לצלול פנימה לבעיית העומק המצויה בארגון ולתת לה מענה הולם ופתרונות מיטיבים לטווח הארוך.
איך מזהים בעיות שורש? באמצעות תהליך אבחוני מקצועי. טרום האבחון מתבצעת שיחת היכרות ראשונית עם מזמין האבחון מטעם הארגון. הבנה והסכמה אודות הסיבות שבגינן נקראנו לארגון והמטרות אותן נרצה להשיג כתוצאה מהתהליך. לאחר מכן נגדיר את אופן איסוף הנתונים בעזרת כלי אבחון שונים כמו: ראיונות עומק, תצפיות, קבוצות מיקוד, עיון במסמכי הארגון וסקרים. נגדיר מי המשתתפים באבחון, ונצא לתהליך איסוף הנתונים. תהליך זה אורך בד"כ מספר שבועות. בתום שלב איסוף הנתונים מתבצע ניתוח של המידע המתורגם לדו"ח המתאר את תמונת המצב העכשווית של הארגון באמצעות ממצאים. להם יתווספו גם מסקנות המזהות את בעיות השורש ומשמעותן, והמלצות לפעולה. ההמלצות כוללות את מטרות השינוי ומסייעות למנהלים להתוות את מסלול השינוי, סדרי העדיפויות ומאפשרות לסלול את הדרך לתהליך שינוי והתחדשות ממוקד.
למי זה מתאים? ומי הארגונים שעשויים להפיק תועלת מהתהליך?.
ארגונים/ מחלקות/ צוותים השואפים לשיפור מתמיד, לפיתוח וטיפוח של תרבות מותאמת, ארגונים שחווים ירידה בביצועים או מתמודדות עם מציאות מורכבת וחוסר וודאות, בנוסף, ארגונים הנמצאים על סף יוזמות שינוי משמעותיות. על ידי זיהוי מחסומים פוטנציאליים, כלים ומיומנויות נדרשים לשלב הבא נוכל להבנות אבחון ממוקד שמטרתו להגביר את שיעורי ההצלחה של תהליך השינוי.
לסיכום, אבחון ארגוני פועל ככלי רב עוצמה למודעות עצמית ארגונית. על ידי אימוץ המסגרות והתובנות של אנשי מקצוע, ארגונים יכולים להוביל תהליכי שינוי שיובילו לשיפורים ממוקדים ומשמעותיים.
בתום האבחון ולקראת תהליך התערבות לשינוי ארגוני
מתקיים דיון משותף ומתקבלות החלטות על תהליך ההתערבות הנדרש.
הגורם המזמין מאשר את תכנית התערבות הנבחרת
ו…יוצאים לדרך
לאחר תהליך השינוי ולעיתים אף במהלכו, מתבצעת מדידה באמצעות משובים או כלי מדידה רלוונטיים וכמובן מוגדרים תהליכי הטמעה מותאמים, שיבטיחו תוצאות מיטיבות לאורך זמן.